FeedbackGesprekstechniekenInterne communicatie

Wat een goed gesprek op de werkvloer je oplevert

In de Volkskrant stond een artikel over het diorama ‘Old New York’ dat je tegenkomt in de ontvangsthal van het Natural History Museum in dezelfde stad. Op dit diorama is te zien hoe Pieter Stuyvesant vreedzaam de inheemse bevolking tegemoet treedt. Er klopt heel veel niet in die afbeelding, zo blijkt. Het museum heeft ervoor gekozen om het beeld te laten hangen, en met stickers erop aan te geven wat er historisch gezien niet klopt. Waarom deze oplossing? ‘We moeten de geschiedenis niet wegstoppen, maar onder ogen zien.’ aldus een van de conservatoren.

Na #metoo en Leaving  Neverland is dit een ander voorbeeld dat laat zien dat wegstoppen en zwijgen problemen niet oplost, maar dat je over taboes en vervelende onderwerpen moet kunnen en durven praten. Dat gevoelens die je onderdrukt, onderwerpen die niet bespreekbaar lijken te zijn, daardoor lang blijven doorwerken. Een goed, open gesprek kan je heel veel opleveren.

Waarom een taboe doorbreken moeilijk is

Waarom vinden we het dan toch zo moeilijk om sommige dingen bespreekbaar te maken? Wij mensen zijn allemaal sociale wezens die bij de groep willen horen, en deze groep vervolgens verdedigen. We zijn bang voor uitsluiting en het verliezen van onze positie in een groep. De angst voor de schaamte of pijn die dat oplevert houdt ons tegen. Zo blijven taboes in stand, totdat iemand de moed heeft dit te doorbreken. Ineens blijkt dat meer mensen dezelfde gevoelens of ervaringen hebben, en dat we het eigenlijk anders willen.

Tegelijkertijd zitten we samen met elkaar in een patroon. We vormen een cultuur: Zo doen wij de dingen in deze groep. Als dat aansluit bij je eigen overtuiging, kun je het heel lang voor jezelf goed praten. Als iets te pijnlijk is om toe te laten, of niet past met het beeld dat we van onszelf hebben, dan stoppen we dat liever weg. Zolang iets jou niet persoonlijk treft en je die pijn niet voelt, dan wil je graag jouw beeld van de wereld in stand houden. We voelen ons bovendien vaak helemaal niet comfortabel bij moeilijke gesprekken als we zelf kwetsbaar moeten zijn. En toch… Wat zou over moeilijke onderwerpen open – en zonder erom veroordeeld worden – kunnen praten je opleveren? Uiteindelijk kom je door delen, aandacht en een open gesprek tot een rijker, rechtvaardiger en authentieker beeld van de werkelijkheid. Een werkelijkheid die eigenlijk niet bestaat, maar die we samen creëren.

Winst behalen met duurzamere werkrelaties

Wanneer ik iemand ontmoet en vertel dat het mijn missie is om mensen op de werkvloer beter te laten samenwerken door de interne communicatie te versterken, vindt iedereen dat zonder uitzondering zinvol. Als ik dan vervolgens zeg dat ik ervan overtuigd ben dat er veel winst – letterlijk en figuurlijk – te behalen is in het positief versterken van werkrelaties (sterker nog, onderzoekt toont dat ook aan), en dan vooral tussen leidinggevende en medewerker, komen er altijd weer persoonlijke ervaringen los.

Een greep uit de reacties: ‘Dan weet ik nog wel een organisatie voor je; ik deed daar eens een opdracht voor, maar de cultuur daar was helemaal verziekt. Dat niemand daartegen in opstand komt, ongelofelijk’  Of ‘Vertel mij wat; sturen ze me op een cursus en vervolgens geven ze een project waar ik die kennis had kunnen  toepassen aan iemand anders. Daar begrijp ik niks van.’  En dan deze: ‘Ja, dan hebben we weer teamoverleg en zitten we elkaar vliegen af te vangen. Continu strijd en elkaar naar beneden halen. Ons nieuwste teamlid werd uitgelachen omdat ze iets nog niet wist. Dan hou je voortaan wel je mond.’ Volwassen mensen die zich stelselmatig ondergewaardeerd, gemicromanaged of in een hoek gedrukt voelen.  Hun potentieel niet benut zien. De meeste mensen hebben het wel eens meegemaakt. Niemand is er gemotiveerder en bevlogener van gaan werken.

Hoe het komt dat we op de werkvloer elkaar niet altijd versterken

Hoe komt het toch dat we het zo moeilijk vinden om open en onbevooroordeeld een gesprek te voeren? Omdat we mensen zijn, elk met onze eigen overtuigingen. We proberen allemaal instinctief te overleven, zo simpel is het. Daarom is het ook zo moeilijk daar uit te stappen. Wat het ons oplevert zien we om ons heen; we kennen allemaal wel iemand met een burn out of iemand die van baan verandert vanwege de werksfeer. Vitaliteit en duurzame inzetbaarheid zijn bovendien hot topics, net als het feit dat mensen kiezen voor een bestaan als zelfstandige omdat ze meer autonomie  en persoonlijke groei zoeken. We willen ons allemaal waardevol, effectief en capabel voelen.

Daar waar het niet voldoende veilig voelt, ben je namelijk instinctief bezig met jezelf te beschermen, en niet met bijdragen aan organisatiedoelen. Als je de situatie niet vertrouwt, probeer je je eigen positie veilig te stellen. Dreig je die positie te verliezen, dan ga je vechten om te overwinnen. Zie je er geen heil meer in of merk je dat je inspannningen geen zin hebben, dan geef je het op. Je brein pikt namelijk razendsnel op wat er loos is en gaat in de vecht, vlucht of bevriesstand. Dan is er in je brein echt geen ruimte voor co-creatie, flow en passie voor je werk.

Ben je een mens en heb je een brein, dan is dit je basisinstinct. Ongeacht je  rol, status of positie. Jij hebt je persoonlijke overtuigingen, behoeftes en wensen. Er is niemand precies zoals jij, en er zijn mensen totaal anders dan jij. Je komt ze allemaal tegen op de werkvloer. Hoe zou het zijn als we ook het taboe doorbreken dat het in al die organisaties en teams vanzelf goed lijkt te gaan qua samenwerken?

Toch pakken maar weinig organisaties het onderwerp werkrelaties echt op. De interne informatiestructuur en –processen krijgen aandacht, boodschappen en verhalen worden uitgewerkt. Allemaal nodig, maar het fundament is het communicatieklimaat waarin die structuur, processen en inhoud hun werk doen. Als de organisatie verandert (welke organisatie verandert niet continu?) dan besteden we veel aandacht aan informeren, de neuzen dezelfde kant op krijgen. Hoeveel aandacht is er echt voor de gevoelens die ermee gepaard kunnen gaan? Hoe je mensen in een veranderende context duurzaam helpt samen te werken door onderlinge relaties te versterken?

Hoe maken we het effect van werkrelaties in organisaties bespreekbaar?

Het is een illusie om te denken dat samenwerken vanzelf gaat. Je zet een groep mensen bij elkaar en verwacht dan dat ze met elkaar zo effectief mogelijk aan de slag gaan om resultaat te behalen. Zeker, ze vinden wel een weg, maar dat hoeft er niet een te zijn die duurzaam en resultaatgericht is. Tegelijkertijd vinden we het allemaal heel moeilijk om kritisch naar onszelf te kijken. Over hoe anderen het doen hebben we makkelijker een mening. Het is net als met autorijden: Je vindt over het algemeen dat jij veel beter rijdt dan een ander. Misschien denk je in dit geval dus ook ‘Dit gaat niet over mij. Mijn intenties zijn goed, en ik heb een goed contact met mijn medewerkers. Ze komen wel naar me toe als ze dringend iets kwijt moeten – mijn deur is altijd open. ‘ Dat is dus een misvatting. De meesten komen toch liever niet, en zeker niet met slecht nieuws of een lastig onderwerp.

Wat zou het opleveren als mensen zich op de werkvloer meer durven uitspreken? Stel je voor dat je iemand feedback kon geven op een manier die maakt dat er bij de ander echt iets verandert? Of dat je als manager erop kan terugkomen als een gesprek niet zo lekker liep als je had gewild? Wat als je zonder omhaal kon aangeven dat je door een opmerking van je baas slecht hebt geslapen, dat je meer uitdaging in je werk wil en mogelijkheden wil verkennen, dat je ergens een heel groot probleem of juist kans ziet, of dat je eigenlijk niet begrijpt waar de organisatie heen wil en wat jij kan bijdragen?

Hoe je constructieve ‘engaged’ feedback geeft

Eén van de manieren om ruimte  te geven aan een goed gesprek is het leren feedback te geven op een constructieve manier: Een ander in beweging krijgen in plaats van (ver)oordelen. Dat doe je in twee stappen:

  1. Allereerst is het belangrijk het ongemakkelijke gevoel dat een moeilijk gesprek met zich meebrengt te normaliseren. Accepteer dat het ongemakkelijk is, dat is normaal en zelfs een noodzakelijke voorwaarde voor groei. Sterker nog, als feedback gever voel je je net zo kwetsbaar als de ontvanger. Je laat beiden toch iets van jezelf zien.
  2. Vervolgens ga je bij het geven van feedback juist eerst uit van de sterke punten van de ontvanger. Wat van iemands gedrag komt juist vanuit diens kracht en kwaliteiten? Je kijkt vervolgens naar wat zou moeten veranderen vanuit de relatie tussen iemands  positieve kwaliteiten en de beperkingen daarvan. Elke zwakte heeft ook een kracht en komt uiteindelijk voort uit hetzelfde gedrag.

Stel je wil met iemand praten over klachten over zijn of haar functioneren. Wat je dan vooral niet moet doen is een kort gesprek hebben over de klachten, eindigend met ‘Doe er wat aan’.  Wat ook niet helpt is jezelf vertellen dat de ander jouw kritiek nu eenmaal verdiend heeft.

Wat je wel kunt doen is met de ander ‘aan dezelfde kant van de tafel gaan zitten’ – letterlijk en figuurlijk (de eerste stap in de ‘Engaged Feedback Checklist van Brené Brown). Begin met wat je ziet dat de ander goed doet of goed kan. Erken de ander. Ga dan in op de reden van het gesprek (de klachten) vanuit de vraag in hoeverre iemand zich hierin herkent of hoe hij of zij er zelf tegenaan kijkt. Vervolgens ga je samen kijken wat zou kunnen helpen om de situatie te verbeteren. Bied je tips, hulp of ondersteuning aan, maar laat het bij de ander om te bedenken wat deze zelf kan doen. Grote kans dat je nu daadwerkelijk een verandering bij de ander in beweging hebt gezet.

Wat een goed gesprek je oplevert

Een goed gesprek op de werkvloer levert je meerdere dingen op. Je helpt de ander en maar ook jezelf te groeien als mens en collega. Je geeft de ander ruimte om vanuit zijn eigen denkbeelden na te denken en te veranderen. Het allerbelangrijkste: Je bouwt met elk goed gesprek vertrouwen op bij de ander. In een sfeer van vertrouwen binnen een team, afdeling of zelfs organisatie is niemand meer bezig met vechten, vluchten of bevriezen. Al die energie komt vrij om in te zetten voor het bereiken van gezamenlijke doelen, het realiseren van projecten, het verder brengen van de organisatie. Én meer flow en plezier in je werkdag. Welk gesprek ga jij vandaag voeren?

Maak er een mooie (werk)dag van!


Ingage inc. – Hoe je interne communicatie benadert vanuit relaties

Myriam Heffels helpt vanuit Ingage inc. bedrijven en organisaties met het versterken van hun interne communicatie vanuit de benadering dat samenwerking en verbinding tussen medewerkers begint met het versterken van werkrelaties en het optimaliseren van communicatieklimaat. Het bevorderen van open en goede gesprekken op de werkvloer zorgt voor duurzaam betrokken medewerkers, ook in tijden van organisatieverandering. Meer weten of leren? Kijk op www.ingageinc.nl – Ingage inc. – Interne communicatie die werkt. Op de hoogte blijven? Schrijf je in voor de nieuwsbrief!

Deel, volg, like!

One thought on “Wat een goed gesprek op de werkvloer je oplevert

  1. Valuable info. Lucky me I found your site by accident, and I am shocked why this accident did not happened earlier! I bookmarked it. Manda Michel Undine

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *